¿Desearías tener una oficina inteligente? ¿Sabes cómo funciona un asistente virtual activado por voz? ¿Quieres conocer a Alexa en la empresa? Los asistentes virtuales activados por voz se presentan en casa, en el automóvil y, cada vez más, en la oficina.

Para aumentar la productividad, los empleados pueden usar Alexa como asistente inteligente en salas de reuniones o en sus oficinas. Además pueden utilizar sus dispositivos domésticos. Aquí veremos lo que es Alexa, cómo funciona y las ventajas de su uso empresarial.

Usos para empresas

¿Cómo funciona Alexa en la empresa?

Alexa en la empresa es un servicio administrado con tres componentes principales: un conjunto de herramientas de administración, API para integrar con las aplicaciones e infraestructura de TI existentes, y los propios dispositivos Echo.  Gracias a esta administración Alexa:

  • Utiliza información sobre los dispositivos de una organización, cuentas de usuario y habilidades autorizadas para manejar solicitudes. También hay aplicaciones de oficina inteligente más amplias.
  • Puede ayudarte a simplificar tareas simples y a controlar tu entorno de trabajo haciendo cosas como encender y apagar las luces, comenzar una reunión, informar problemas a TI y mucho más.
  • Como asistente personal te permite verificar tus calendarios, administrar tus listas de tareas y establecer recordatorios. Los administradores pueden vincular los calendarios corporativos con Alexa for Business, integrándose con los calendarios de Office 365, Microsoft Exchange y Google G-Suite.

Las empresas pueden acceder a decenas de miles de habilidades de Alexa ya disponibles, o desarrollar sus propias habilidades, que pueden hacerse públicas o mantenerse solo para uso interno.

Habilidades de Alexa útiles para una empresa

Habilidades de Alexa

Alexa en la empresa es un servicio inteligente que permite a las organizaciones realizar un trabajo más productivo. Hay una gran cantidad de habilidades de Alexa disponibles para los usuarios. Aquí hay una muestra de las que serían útiles en la empresa:

La habilidad Astrobot

Esta habilidad te permitirá leer correos electrónicos de cuentas de Gmail u Office365, y permitirá también posponer, eliminar, archivar y responder con 10 respuestas establecidas.

Ticket Now

Con esta habilidad puedes crear y administrar tickets en la herramienta de administración de servicios de TI ServiceNow. Una vez que se crea el ticket, se puede agregar y revisar comentarios e informar violaciones de SLA hablando con Alexa.

La habilidad Voice Metrics

Habilidad para leer los datos comerciales y los KPI de aplicaciones como Google Sheets y Slack.

La habilidad del Panel de voz

Para los profesionales de TI que administran la infraestructura de la nube. Esta habilidad se vincula a una cuenta de AWS y proporciona actualizaciones sobre información como la asignación de recursos.

La habilidad de Concur

Esta habilidad permite a los clientes encontrar detalles del itinerario para los próximos planes de viaje. Desde el lanzamiento de Alexa for Business, numerosos proveedores de tecnología han creado sus propias habilidades destinadas a respaldar sus productos.

¿Cómo usar Alexa en la empresa?

Hay dos formas principales de uso para Alexa empresarial: como un dispositivo compartido con el que múltiples empleados pueden interactuar y como asistente personal para tareas de productividad individuales. Aquí tienes algunas formas de uso para Alexa empresarial:

El uso de Alexa en cualquier empresa

En salas de reuniones

Alexa empresarial simplifica las experiencias de sala de reuniones para sus empleados. Alexa te permite simplificar las tareas diarias, construir un lugar de trabajo más inteligente y ofrecer una experiencia diferenciada para los empleados.

Puedes controlar los sistemas de conferencia, verificar la disponibilidad de salas y reservar salas con solo tu voz. Por ejemplo, si dices: Alexa, únete a mi reunión, Alexa encontrará la próxima reunión del calendario, encenderá la pantalla y te conectará a la reunión. Con Alexa en sala de reuniones también podrás:

Controlar los sistemas de conferencia

Alexa en la empresa o Alexa for Business como también se le llama, te permite iniciar reuniones y controlar los sistemas de conferencia solo con tu voz. Puedes actualizar tus salas de reuniones con un dispositivo habilitado para Alexa, como un Echo Dot, y usar Alexa para controlar videoconferencias populares y sistemas en la sala.

Programar salas de reuniones

Alexa también te ayuda a reservar salas de reuniones. Puedes solicitar a Alexa la próxima reunión, que haga una reserva ad hoc o que amplíe tu reunión actual. Alexa for Business te conecta a tu actual sistema de calendario Office365, Google G Suite o Microsoft Exchange.

Alexa también te ofrece una API de habilidades de reuniones para permitir a los proveedores de soluciones de programación de salas de reuniones, llevar una interfaz de usuario de voz a su producto.

Para empleados

Alexa puede invitar a los empleados a formar parte de la Alexa de la organización. Los empleados una vez inscritos, pueden usar los dispositivos Alexa que tienen en casa para asistir, programar reuniones y acceder a aplicaciones corporativas a través de comandos de voz.

Alexa para empleados

Además, los empleados pueden usar dispositivos Alexa en el escritorio de la oficina. Alexa for Business mejora la productividad de la fuerza laboral al proporcionar una forma más intuitiva de acceder a aplicaciones y servicios profesionales.

Beneficios del uso de Alexa en cualquier empresa

En la oficina, Alexa claramente cumple los requisitos como asistente de sala de reuniones que permite a los empleados iniciar conferencias de audio con comandos de voz. Simplemente ordenas: Alexa, comienza la reunión, y todas las cosas se abren, esto ahorrará minutos al comienzo de muchas reuniones. Entre los beneficios del uso de Alexa en tu empresa se tienen:

Conferencias simplificadas

Con Alexa, los empleados pueden reservar salas de conferencias e iniciar llamadas de voz utilizando comandos de voz. Con Alexa los controles remotos, la búsqueda de información de conferencias y la marcación manual en reuniones son cosa del pasado.

Empleados más productivos.

Alexa puede administrar horarios, rastrear listas de tareas y establecer recordatorios. Alexa puede programar o cancelar tus reuniones con colegas; también puede marcar llamadas de conferencia y dar inicio a la misma. Alexa permitirá que los empleados sean cada vez más productivos.

Aplicaciones con comandos de voz.

El control por voz proporciona una forma más intuitiva de acceder a aplicaciones profesionales. Con dispositivos Alexa, los equipos de TI configuran funciones personalizadas para disponer de una interfaz o comandos de voz en aplicaciones y servicios disponibles para ello.

Los equipos de TI pueden proporcionar un entorno integral y personalizado con comandos de voz que redefinen el compromiso de los empleados. Las funciones seleccionadas se pueden activar en salas de conferencias o para empleados en sus dispositivos personales.

Aplicaciones con comandos de voz.

Administración y control intuitivo.

Con Alexa en la oficina, los administradores pueden implementar y administrar fácilmente dispositivos Alexa en toda la organización desde una consola central. Especialmente, los administradores de TI utilizan múltiples dispositivos Alexa de manera simultánea, estos a su vez pueden conectarse a la cuenta Alexa for Business.

Riesgos de usar Alexa en una empresa

La privacidad y seguridad de los datos ha sido una preocupación para los usuarios domésticos de Alexa. Esto fue resaltado recientemente por informes de un orador de Alexa que grabó una conversación entre un esposo y una esposa y la envió a sus contactos sin permiso.

Ese tipo de inquietudes no serán diferentes al usar Alexa en una empresa. Esa es la principal preocupación: privacidad y seguridad, especialmente cuando se accede a Alexa a través de dispositivos de comunicación de voz de campo lejano como el Amazon Echo.

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