Ejemplo de un restaurante:

Proveedores:

La empresa que nos trae el pescado.

La que nos trae la carne.

Otras empresas que nos sirven bienes que utilizamos para elaborar nuestro producto.

Acreedores.

La empresa que nos suministra la electricidad.

La agencia de seguros.

La empresa de alarmas.

La compañía de móviles, Internet , centralita.

Es fácil preocuparse más por los gastos variables que por los fijos . En los variables son más visibles en el resultado final, lo mismo pasaría en un negocio de helados o una tienda de ropa. Es lógico pensar que el empresario va a poner su mayor esfuerzo en conseguir unos productos a un menor precio y buena calidad.

Por es fácil descuidar los costes fijos. Además una vez contratados se mantienen en el tiempo y no se revisan, siempre hay otras prioridades. Cuesta encontrar un especialista que pueda encargarse de esa parte y su coste no sea superior al beneficio que va a darnos.

El reto de disminuir los gastos

Vamos a centrarnos en los dos tipos de costes que tenemos en la empresa.

Menos gastos fijos

Costos fijos

Son los gastos que no están asociados al volumen de producción y de venta. Pueden ser definidos como los gastos regulares que mantienen a la empresa en funcionamiento. Incluyen los sueldos de los operarios, alquiler, limpieza, seguridad, energía eléctrica, gas, agua, teléfono, internet, etc.

Costos variables

Aquí están los mayores gastos de la empresa, puesto que se encuentra el personal que suele ser una partida importante. Por esto cuando en una empresa se habla de reducir costes, lo primero que piensan es de cuantas personas pueden prescindir.

Algunos consejos para reducir los gastos innecesarios en reuniones con clientes o proveedores.

Las nuevas tecnologías nos permiten evitar gastos de desplazamiento: Substituir una reunión de trabajo presencial por una reunión vía teleconferencias con google hangouts o similar.  Esto es un doble ahorro, por un lado, se evitan los costos para llegar hasta el cliente/proveedor con el que queremos reunirnos y por otro, las dietas derivadas de estar tiempo fuera de la oficina.

Para realizar una videoconferencia no necesitamos casi nada, podemos hacerla con un teléfono móvil o un portátil, Pero si queremos hacerlo de forma más profesional necesitaras una buena conexión a internet, y podemos comprar una webcam y un micrófono de reuniones profesional por muy poco dinero. Esto nos puede ayudar a realizar reuniones donde participen más personas en la misma sala.

Si aún no lo has probado, te animo a hacerlo. Las empresas cada vez más apuestan por el uso de internet en las reuniones. Reduciendo sus costes y aumentando su eficiencia. Porque, aunque en el coche puedes hacer llamadas mientras conduces, no es lo mismo que estar en el despacho. Sin contar el riesgo que supone ir distraído al volante en una conversación con un cliente que podría provocarte un accidente,. Aunque tengas un buen seguro, tu vida no hay quien pueda reemplazarla.

Si bien es cierto que en algunas ocasiones es adecuado comer con un posible cliente. Para tener una conversación distendida fuera del ambiente laboral. No siempre debe ser así y cuando se haga no es necesario ir al mejor restaurante de la zona, se pueden hacer negocios en otros lugares o con menos gasto.

Por ejemplo, si tenemos la posibilidad de fijar nosotros la hora de la reunión, en lugar de hacerlo a las 12:00 para después ir a comer, podemos hacerlo a las 10:00 y después tomar un café. Los gastos se reducen notablemente.

Costes de desplazamiento

En el caso que tengas que reservar un vuelo o una habitación de hotel, ten por seguro que es mejor planificar con suficiente tiempo. Así podrás encontrar los mejores precios, un vuelo comprado el día anterior al viaje puede ser un 300% más caro que hacerlo con 15 días de antelación.

Muchos hoteles tienen política de cancelación gratuita si lo haces con 24 horas de antelación. Ten preparada tu opción con tiempo y si a última hora tienes un cambio de planes o encuentras una oferta mejor de precio, siempre puedes cancelar.

Valora si es necesario viajar en primera clase o reservar un hotel de 5 estrellas cuando la empresa intentar reducir sus costes. Puesto que la factura del vuelo o la del hotel pasará por el departamento de contabilidad. Quizás no sea bueno que el personal pueda pensar que en esta empresa no importa derrochar el dinero porque los jefes o encargados dan este ejemplo. Quizás puedan pensar: -A mi hacen disminuir gastos en material de oficina, cuando ellos gastan mucho dinero en sus desplazamientos.

Piensa si te conviene tomar un taxi o puedes ir en transporte público, todo dependerá de que tenga más valor, si el tiempo invertido o el coste en sí de medio de transporte.